La pandemia causata dal SARS-Covid-2 sta avendo pesanti ripercussioni sul sitema economico globale; tra il lockdown generale e la progressiva sospensione della produzione, molte aziende sono state costrette ad adottare sistemi di smartworking per poter continuare a svolgere le proprie attività.
La DISA ha già utilizzato questa forma di lavoro, sebbene parzialmente, gia dal 2009, a causa della tipologia di prodotto cui si occupa: il software. Tuttavia con l’incremento dei clienti e, conseguentemente, dell’attività produttiva, sono state rese necessarie mansioni localizzate.
L’occasione per condividere la nostra esperienza
La DiSa fornisce servizi a oltre 1500 imprese attraverso dei software proprietari, ha un team di oltre 25 persone tra dipendenti, collaboratori esterni e commerciali, inoltre copre tutto il territorio nazionale con una particolare attenzione al centro sud. Prima dell’emergenza Coronavirus circa il 40% del team Disa lavorava in smartworking, mentre la parte restante (ad eccezione dei commerciali, che sono sempre in viaggio) preferiva lavorare dai nostri uffici di Castel del Lago (AV).
Nella situazione attuale abbiamo deciso di tenere, presso la nostra sede principale, solo il 10% della forza lavoro, spostando in smartworking tutto il resto del team. Tutto ciò è stato possibile grazie ad uno sforzo congiunto tra il reparto tecnico e gli altri.
Fissare obiettivi per non contare le ore
Stiamo cercando di abbandonare una struttura lavorativa che si basa sul numero di ore consumate per una basata sugli obiettivi. Il focus è nel quantificare le attività dando un metodo, secondo questi principi:
- Ogni attività è organizzata in un compito specifico (task);
- Ogni compito è diversificato in produzione e manutenzione;
- Le manutenzioni riguardano compiti ripetitivi, che hanno un tempo fisso per ogni singolo periodo;
- Le produzioni riguardano tutto ciò che è nuovo;
- Ogni Task (Manutenzione o Produzione) prima di essere assegnato dev’essere accuratamente documentato con la creazione di una specifica. Specie per i task complessi, questo è fondamentale.
- Una volta definita la specifica, il task viene assegnato al membro del team che dovrà occuparsene e allo stesso membro del team viene chiesto di stabilire un “effort”, ossia di dare una misura in termini di giorni o frazioni di giorno di quanto tempo si prevede che il task richiederà.
- Una volta che il task è stato stimato, è pronto per essere calendarizzato. Ogni task, infatti, viene programmato con una data di inizio ed una data di fine. Questo consente ad ogni membro del team di sapere in ogni momento cosa fare ed al management di avere in ogni momento una visione di chi sta facendo cosa, nonché una pianificazione di breve-medio periodo estremamente accurata.
Vantaggi del sistema
- Eleminare le possibili frizioni fra le aspettative e i tempi di esecuzione;
- Avere una visibilità precisa del task per ottenere una pianificazione migliore;
- Ogni membro del team viene autoresponsabilizzato e si elimina ogni forma di “vigilanza”.
Eccezioni
Come si può facilmente immaginare ci sono aspetti lavarativi ai quali questo metodo non si adatta affatto, come nei casi dei customer care.
Strumenti per lo smartworking
Per organizzare e calendarizzare i task la Disa utilizza Trello, un software per la gestione del lavoro piuttosto utile, tuttavia ne esistono altri altrettanto efficaci. Per quanto riguarda la comunicazione interna cerchiamo di limitare al massimo le email utilizzando le classiche chat come Telegram o Whatsapp, con le quali possiamo anche inviare files. Per formare il team ad utilizzare al meglio questi strumenti abbiamo creato un help-desk interno; una serie di documenti e guide sulle politiche interne della Disa e su come ottenere il massimo con questi software.
Convenienza economica e logistica
Lo smartworking ci fa risparmiare un bel po’ di denaro per ogni postazione di lavoro, che possiamo reinvestire in altre risorse. Inoltre ci permette di recrutare personale su un bacino d’utenza più ampio, arricchendo il team di professionalità e vantaggi culturali. Inoltre il team che lavora in smartworking beneficia di altri vantaggi personali, come, ad esempio:
- Vivere in una città a scelta, senza limitazioni, o persino viaggiare e spostarsi periodicamente;
- Vivere in luoghi con un costo della vita favorevole;
- Risparmiare sulle spese di trasporto;
- Gestire con più flessibilità i propri impegni familiari o i propri bambini.
Ovviamente nel corso dell’anno creiamo molte occasioni dove possiamo incontrarci fisicamente con tutto il team; questo ci è utile per rafforzare l’unità, perché il contatto diretto è sempre insostituibile.
Conclusioni
In questi giorni difficili, la Disa cerca di imparare una lezione traendo il massimo possibile da questa situazione unica, per il bene dei nostri dipendenti e collaboratori ma, nello stempo, offrendo ai nostri clienti il miglior servizio possibile. Abbiamo deciso di condividere la nostra esperienza per fornire anche ad altri, spunti per adottare lo smartworking, magari anche dopo la fine dell’mergenza.